LETTER STORE, FITUR PENTING DARI APLIKASI JIBAS

JIBAS (Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah)

Dalam postingan kali ini, saya akan menjelaskan salah satu fitur aplikasi Jibas , yaitu Letter Store.

Apa itu Letter Store? 

Letter Store adalah Sistem terintegrasi untuk pengarsipan dan digitalisasi surat masuk dan keluar. Jadi intinya disini adalah Letter Store berfungsi untuk mengintegrasikan segala bentuk surat masuk atau keluar untuk di arsipkan(disimpan) dan digitalisasi.

Surat yang seperti apa? 

• Undangan Rapat

• Surat Perjanjian Kerjasama

• Surat Tugas, Sertifikat

• Surat Kepegawaian

• Tagihan

• Bukti Pembayaran

• Ijazah dan lain sebagainya

Cara menggunakannya?

Saya akan menjelaskan secara umum tentang cara/alur menggunakan Letter Store ini.

• Setiap surat masuk/keluar diterima oleh staf administrasi sekolah

• Staf administrasi mendata surat tersebut menggunaan JIBAS Letter Store

• Pendataan menggunakan Scanner (pemindai) yang telah dimiliki sekolah untuk memindai setiap berkas surat yang ada

• Staf administrasi menentukan tujuan surat supaya bisa diakses oleh pegawai yang bersangkutan di InfoGuru

• Setiap pegawai dapat membaca surat yang ditujukan kepadanya melalui JIBAS InfoGuru

• Setiap pegawai dapat saling memberikan komentar terhadap surat yang diterima

Berikut ini adalah contoh fungsi spesifik yang bisa anda lakukan dengan fitur Letter Store, lebih lengkapnya lihat dibawah ini:

Staf sekolah mendata surat masuk/keluar dengan memindai menggunakan scanner. Ia hanya perlu memasukkan data-data yang penting saja, seperti: Perihal, Nomor, Asal dan Tujuan Surat.

 Staf atau Kepala Sekolah dapat melihat berbagai surat yang masuk/keluar di bulan tertentu

 Sekolah dapat menggunakan mesin pemindai (Scanner) yang sudah dimilikinya

Staf dan Kepala Sekolah dapat melihat detail informasi dan berkas surat yang telah didata

Staf atau Kepala Sekolah dapat mencari surat-surat berdasarkan berbagai kriteria pencarian, seperti: Nomor, Perihal, Uraian, Sumber Surat dan Tujuan Surat.

Pegawai dapat membaca surat yang ditujukan kepadanya melalui JIBAS InfoGuru

Pegawai dapat saling mengomentari surat yang diterimanya untuk dibahas bersama pegawai lain yang berkaitan.